深圳建设工程公司资料管理制度

深圳建设工程公司资料管理制度

一、资料管理目标

深圳建设工程公司致力于建立一套规范化、系统化的资料管理体系，以确保公司在各项工程项目中能够高效、准确地进行资料的收集、整理、归档和使用。资料管理制度的核心目标是提高工作效率、确保信息的准确性和完整性，并符合相关法律法规和行业标准。

二、资料分类与编码

所有资料应根据类型进行分类，包括但不限于设计资料、施工资料、验收资料等。每一类资料均需按照标准化的编码规则进行编码，便于后期的查找、存储和检索。资料编码规则应具有清晰的层次结构和统一的命名规范，以确保各类资料的管理规范和高效。

三、资料存储与保管

公司资料应妥善存储，确保其不受环境因素影响。电子资料和纸质资料分别存储于指定的数据库和档案室。对于重要的资料，需备份以防丢失。存储设备的使用和管理应定期检查，确保资料的完整性和安全性。资料的存取权限应由专人管理，并严格按照权限操作。

四、资料查阅与借用

公司员工可以根据工作需要向资料管理部门申请查阅相关资料，借用资料时需填写借用登记表，并注明借用时间和用途。资料借用期满后，借用人应及时归还资料。任何资料不得随意拆封或损坏，借用人应对所借资料负责，确保其安全。

五、资料归档与销毁

所有工程项目结束后，相关资料应及时归档，归档时需按照工程项目的阶段性要求进行整理。归档资料需标明清晰的归档日期、项目名称和资料类别。对于超过保管期限的无用资料，应按照规定程序进行销毁处理，确保信息不外泄。

六、人员职责与培训

公司资料管理工作由专职资料员负责，其他相关人员应配合资料员的工作，确保资料管理制度的实施。所有涉及资料管理的员工需定期参加培训，了解资料管理的相关规定及操作流程，确保公司资料管理制度的执行效果。

七、监督与检查

公司应定期对资料管理工作进行检查，确保资料管理制度的执行到位。检查内容包括资料的存储、使用、借阅、归档及销毁等环节。对于违反资料管理制度的行为，将按公司相关规定进行处罚。